So führst du eure Retrospektiven online durch
Retrospektiven sind ein sehr geeignetes Format dafür, die Teamprozesse regelmäßig zu verbessern und eine Feedbackkultur zu entwickeln. Sie geben dem Team einen Raum zu reflektieren, was in der Zusammenarbeit bereits sehr gut läuft und wo Verbesserungspotentiale liegen.
Ein persönlicher Austausch, also eine Live-Retrospektive, ist für viele sicherlich das beliebtere Format, allerdings lässt sich die Retrospektive problemlos online, also remote im virtuellen Team durchführen.
Um eine Retro erfolgreich digital durchführen zu können, sollten einige Rahmenbedingungen erfüllt sein.
Das passende Tool
Bei der digitalen Retro sind zwei Dinge zu beachten: die Internetverbindung und das Kommunikationsmedium (google hangouts, slack usw.) sollten stabil sein und ihr solltet ein Tool verwenden, dass euer Whiteboard darstellt, indem alle Teilnehmenden gleichzeitig in Echtzeit arbeiten können. Sehr gut funktionieren dafür die Tools, die ihr eh schon nutzt, da das Team dann nicht extra ein neues Tool öffnen muss, um auf die Dokumentation oder die vereinbarten Action Items zuzugreifen. Falls ihr offen für neue Tools seid, kann ich folgende empfehlen: whiteboard.com (kostenlos) und mural.co. Mural bietet sehr viele tolle Funktionalitäten wie beispielsweise einen Timer und ist das Tool für “digital workspace for visual collaboration” - kann also für das ganze Team und sämtliche Meetings gut genutzt werden.
Eine gute Vorbereitung
In der Vorbereitung geht es vor allem um eine sinnvolle Strukturierung und die Vorbereitung des Dokuments bzw. Whiteboards. Vor der Retrospektive sammle ich meistens noch Themen vom Team ein, die auf jeden Fall besprochen werden sollten und ggf. etwas mehr Raum einnehmen oder einer besseren bzw. anderen Vorbereitungen bedürfen. Diese Themen bekommen dann einen gesonderten Punkt auf der Agenda.
Ansonsten orientierst du dich einfach an der “normalen” Retrospektive: Check-In, Themen sammeln, Themen diskutieren und nächste Schritte vereinbaren.
Unabhängig davon, ob du zwischen den Retros ein Follow-up machst: du solltest unbedingt die Punkte aus der letzten Retro auf Wiedervorlage legen. Wenn ihr also Entscheidungen getroffen habt oder jemand etwas bis zur nächsten Retro erledigen wollte, dann solltest du in der aktuellen Retro abfragen, ob das erledigt oder die Entscheidung umgesetzt wurde. Das schafft Transparenz und Verbindlichkeit.
Das Follow-up
Je nachdem mit welchen Tools ihr arbeitet: vielleicht kannst du das Follow-up automatisieren. Deine Aufgabe als Moderator*in ist es natürlich, die Retro zu dokumentieren und die getroffenen Entscheidungen und Action Items festzuhalten. Gleichzeitig sorgst du auch für ein bisschen mehr Verbindlichkeit, indem du entweder ein Ticket für das Action Item erstellst und es so in den nächsten Sprint mit aufnimmst (siehe Planning Meeting) oder du fragst zwischen drin immer wieder bei den Leuten nach, wie weit sie mit der Umsetzung sind. Falls du persönlich nachfragst, kannst du natürlich auch gleich eine Hilfe anbieten, falls die Person Schwierigkeiten bei der Umsetzung hat.
Balance zwischen Reden und Schweigen
Eine große Herausforderung bei der Durchführung der Online-Retros ist sicherlich, dass man keinen direkten Blickkontakt mit dem Team hat, da alle gleichzeitig auf das gleiche Dokument schauen. So fallen die Erleichterungen weg, die sich bei einer Live-Retro ergeben. Dazu gehört für mich ganz klar, dass ich in einer Live-Retro die Stimmung der Menschen mitbekommen, die Mimik lesen kann und auch sehe, wenn jemand noch überlegt, vielleicht gerade kurz davor ist etwas zu sagen oder völlig gelangweilt dabei ist.
Das alles fällt bei der digitalen Retro weg und man muss sich seine Workarounds bauen.
Vereinbarung für Antworten auf Fragen in die Runde
Als Moderator stellt man gerne Fragen wie “Braucht ihr noch Zeit?” oder “Möchte noch jemand etwas sagen?” Im digitalen Raum ohne Kamera bekommt ihr darauf regulär keine Antwort. Gut ist, wenn ihr dieses Problem transparent macht und mit dem Team vereinbart, dass ihr weiter macht, wenn keiner antwortet oder jede*r standardmäßig Ja oder Nein antworten soll.
Raum für Persönliches geben
Gerade wenn die Zeit begrenzt ist und die Agenda so streng getaktet ist, sollte das Persönliche nicht komplett verloren gehen. Ich finde es wichtig, sich die Zeit dafür zu nehmen kurz jeden erzählen zu lassen, wie es einem geht. Das kostet mehr Zeit als im live-meeting, allerdings ist es um so wichtiger und gut investierte Zeit. Beachten solltest du, dass einige Menschen direkt im Thema sind, wenn du fragst, wie es läuft und gar nicht erst auf das Persönliche eingehen. Das lässt sich normalerweise gut vermeiden, wenn du damit startest zu erzählen wie es dir geht und damit ein Beispiel gibst, in welche Richtung die Antwort laufen soll.
Timing beachten
Im Online-Meeting vergeht die Zeit viel schneller als offline, da die Zwischennuancen nicht zu lesen sind. Aus diesem Grund zählt jede Sekunde! Beginnt pünktlich und sorge dafür, dass jede Person bereits zu Beginn den Link zum Whiteboard hat, die Technik funktioniert und jede*r die Technik versteht und nutzen kann. Hier muss wirklich nicht unnötig Zeit vergeudet werden.
Gesprächsmoderation
Ein Thema, das ich persönlich sehr herausfordernd finde ist, zu erkennen, wann ein Redefluss unterbrochen werden kann bzw. sollte. Im live-meeting sieht man in den Gesichtern der anderen, dass das Thema irrelevant ist und kann schneller eingreifen. Im online-meeting ist das nicht immer ganz so klar. Gleichzeitig sieht man auch nicht, wann die Person gerade Luft holt und man unterbrechen könnte. Umso wichtiger ist es, hier ein gutes Gefühl dafür zu haben, welche Themen gerade den Raum brauchen, welche Diskussionen separat weitergeführt werden können und welche Redebeiträge abgekürzt werden können. Eine Frage in die Runde, die eine Antwort erfordert macht es leichter. Du könntest beispielsweise eine andere Person direkt ansprechen und fragen, ob das Thema für sie relevant ist.
Auch eine Rückmeldung der anderen Teilnehmenden auf einen bestimmten Beitrag muss direkt abgeholt werden. Beispielsweise so: “Nora, du hast nun von Thomas gehört, dass er in den letzten zwei Wochen sehr frustriert mit der Kommunikation war. Wie ist deine Perspektive dazu?”
Im digitalen Teamgespräch ist es durch den fehlenden Sichtkontakt etwas schwieriger den natürlichen Gesprächsfluss zu erreichen, so dass hier die Moderation öfter über die Direktansprache die Beiträge ermutigen und steuern muss.
