Darum solltet ihr Reviews und Retros in euren OKR Prozess einbinden
Die Arbeit mit OKRs ist gute Methode dafür, als Team in die gleiche Richtung zu denken und zu handeln und alle im Team in den Planungs- und Strategieprozess einzubinden. Ihr könnt damit das Verantwortungsgefühl und die Eigeninititative im Team enorm steigern. Zu jedem guten OKR Prozess gehört es auch, regelmäßig Plannings, Reviews und Retrospektiven durchzuführen.
Im Planning Meeting wird regelmäßig angeschaut, was ihr im nächsten Sprint / Planungsintervall tatsächlich umsetzen wollt. Die OKRs werden in diesem Planning Meeting nicht neu formuliert. Dieses Meeting dient eher dazu, kleine Meilensteine zu definieren und konkrete Aufgaben bzw. Arbeitspakete zu schnüren. Ob ihr im Wochen-, 2-Wochen oder Monatsrhythmus plant hängt ganz davon ab, wie zuverlässig ihr die kurzen oder langen Zeitspannen planen könnt.
Im Review-Meeting feiert ihr eure Erfolge und holt euch Feedback vom Team oder von Stakeholdern ein. Ihr könnt die Reviews in eurem kleinen OKR-Team oder - falls das Meeting trotzdem nur eine halbe Stunde dauert - mit der ganzen Firma durchführen. Wichtig ist dabei, dass jede Person ihre Erfolge selbst präsentieren kann und sich auf das Wesentliche beschränkt. Das Review Meeting muss nicht im gleichen Rhythmus wie das Planning Meeting durchgeführt werden. Je nachdem, wie viel ihr so schafft, könnte es bereits einmal in der Woche sinnvoll sein.
Die Retrospektive dient dazu eure Prozesse und die Teamarbeit zu reflektieren und Verbesserungsvorschläge einzubringen und umzusetzen. Ihr stärkt eure Feedbackkultur und verbessert eure Leistungsfähigkeit. Die Retro würde ich im gleichen Rhythmus wie das Planning Meeting durchführen.
Realitätsbezug und Planung
Die drei Meetings tragen dazu bei eure Planung zu verbessern und sie mit der Zeit immer realistischer werden zu lassen. Normalerweise verschätzt man sich mit seiner ersten Planung gewaltig. Insbesondere wenn der Zeitraum nicht ganz so überschaubar ist wie ein Tag oder eine Woche, denkt man immer, dass man mehr Zeit hat, als man eigentlich hat. Bei einer guten Planung checkt man einmal gegen, wie viele Stunden man zur Verfügung hat und wie viel Zeit die geplanten Ergebnisse kosten werden. Wenn 20% Puffer eingeplant sind, könnte es klappen, alles zu erreichen. Wenn nicht, bieten die Review und die Retro die Gelegenheit das Arbeitsvolumen zu reflektieren und die Planung in der nächsten Runde zu verbessern.
Gleichzeitig habt ihr damit die Gelegenheit frühzeitig zu erkennen, welche OKRs ggf. nicht realisiert werden können oder keinen Sinn mehr machen und damit ersetzt werden können.
Verbindlichkeit erhöhen
Insbesondere wenn ihr die OKRs neu eingeführt habt, müssen sich alle an den neuen Prozess gewöhnen. Wenn ihr nur alle drei Monate eure OKRs plant, wird der Prozess dazwischen sehr schnell ignoriert und existiert schließlich nur auf dem Papier. OKRs von etwas regelmäßigem begleiten zu lassen, was das Team auch im Alltag unterstützt, ist sehr sinnvoll. Ihr erhöht damit die Verbindlichkeit für eure OKRs und erreicht gleichzeitig mehr von den Dingen, die ihr geplant habt.
Erfolge sichtbar machen
Die Reviews sind entscheidend dafür, eure Erfolge sichtbar zu machen. Insbesondere im Startup oder auch jeder anderen Umgebung, in der sich alles sehr schnell ändert, Arbeitsergebnisse eventuell schon morgen obsolet sind und wahnsinnig viel “von der Seite” reinkommt, ist es wichtig auch mal Erfolge zu feiern. Das gerät sehr schnell in Vergessenheit. Ein Erfolgsboard hilft dabei sicherlich viel im Alltäglichen - eine offizielle Feier-Runde wird dadurch aber nicht ersetzt. Wenn ihr es euch zur Gewohnheit macht, auch mal bewusst inne zu halten und zu reflektieren, verhindert ihr auch einen “Organisations-Burn-Out”.
Prozess iterativ anpassen
In einer komplexen Welt ist der Stillstand euer größter Feind. Nur weil eure Prozesse heute funktionieren, heißt es nicht, dass das immer so bleiben wird. Wenn ihr keinen Raum für die ständige Verbesserung schafft, könnt ihr eure Prozesse auch nicht mehr anpassen, wenn es wirklich nötig ist. Das würde zu viel Zeit kosten und die Kapazitäten des Teams überlasten. Mit der Retrospektive gebt ihr euch die Gelegenheit, hier direkt entgegenzuwirken und vorzubeugen. Wenn ihr regelmäßig eine Stunde - oder zwei - investiert, um eure Prozesse zu iterieren und im Team noch besser zu werden, erhaltet ihr euch langfristig eure Leistungsfähigkeit.
