Warum muss ich eigentlich alles 3 mal sagen? – 4 Kommunikationstricks in der Teamarbeit

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Die Deadline läuft morgen ab, der Kunde hat schon drei Mal nachgefragt, wann er mit der Ware rechnen kann und du hast das Gefühl ihr bräuchtet eigentlich noch 2 Wochen, bis alles perfekt ist. Dann kommt ein Teammitglied durch die Tür und fragt dich, etwas woraus du schließen kannst, dass etwas nicht nach Plan läuft. Es scheint als wenn sich niemand darum gekümmert hätte, das Material zu bestellen - dabei hattest du das mindestens dreimal erwähnt.

Wie konnte das passieren? Genau diese Frage stellen wir uns nach so einer Pleite jedes Mal und überlegen uns dann genau, was wir ändern müssen, damit es nicht wieder vorkommt. Meist suchen wir die Antwort im Prozess oder darin, wer an welcher Stelle mit einbezogen wurde. Wenn wir uns die Situationen noch genauer ansehen würden, könnten wir feststellen, dass es häufig ganz einfach Missverständnisse sind, die wir hätten vermeiden können, wenn wir ein paar einfache Tricks beachtet hätten.

Ich-Botschaften nutzen

Du kennst das sicherlich, dass du dir denkst “das müsste man eigentlich noch erledigen” und genau das sagst du dann auch so, während ein Teammitglied, in dessen Aufgabenbereich das fällt, neben dir steht. Am Ende der Woche fragst du dann nach, ob das schon erledigt ist und die Person kommt völlig aus dem Mustopf, wusste von nichts, dabei hattest du das doch deutlich gemacht, dass das noch erledigt werden muss.

Wenn du dir an gewöhnst eine klare Bitte inklusive Ich-Botschaft zu formulieren, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass deine Nachricht bei deinem Gegenüber ankommt. Versuche einmal darauf zu achten, wann oder ob du häufig man oder wir nutzt, wenn du eigentlich ich meinst.

Was hast du verstanden?

Meetings werden doppelt so effektiv, wenn alle Teilnehmer am Ende zusammenfassen, was sie gehört haben und was die nächsten Schritte sind. Wenn ich meinen Gegenüber frage, ob er mich verstanden hat, dann frage ich ab, ob die Person glaubt, dass sie verstanden hat, was ich gesagt habe. Ich bekomme keine Informationen dazu, was tatsächlich bei der Person angekommen ist.

Im ersten Moment klingt ein Satz wie “Kannst du kurz zusammenfassen, was ich gesagt habe?” sehr sperrig und aufgesetzt, allerdings zeigt sich der Erfolg wahrscheinlich spätestens beim zweiten Versuch. Oft hört die andere Person etwas ganz anderes oder Details stimmen nicht. Wenn sich das dann nach der Frage zeigt, kannst du direkt erkennen, wieviel Zeit sie dir bzw. dem Team letztlich gespart hat.  

Ich fasse zusammen…

Genauso funktioniert das ganze auch in die andere Richtung. Wenn du dir angewöhnst zusammenzufassen, was die andere Person gesagt hat, stellst du sicher, dass du das verstanden hast, was dein Gegenüber auch tatsächlich sagen wollte. Eine Rückfrage nach der Zusammenfassung von der anderen Person scheint dann auch noch logischer.

Darüber hinaus stärkt eine Zusammenfassung das Vertrauen, signalisiert, dass du aufmerksam zugehört hast und führt auch dazu, dass dein Gegenüber sich kürzer fassen kann, weil er weiß, dass er verstanden wurde.

Offen bleiben

Vielleicht ist dir schon mal aufgefallen, dass du bereits eine fixe Agenda im Kopf hattest, noch bevor du ins Gespräch rein gegangen bist. Als dein Gegenüber dann plötzlich ein ganz anderes Thema angesprochen hat, warst du unvorbereitet, konntest nicht darauf eingehen und hast um Bedenkzeit gebeten. Häufig haben wir bereits eine Agenda im Kopf, noch bevor wir hören was der andere zu sagen hat. Gespräche sind dazu da, um sich gegenseitig zuzuhören, inspirieren zu lassen und Neues zu produzieren. Wenn wir nichts Neues produzieren würden, hätten wir uns nicht austauschen müssen. Eine Agenda verhindert den aufrichtigen Austausch, gibt keinen Raum für Produktivität, neue Ideen und andere Ergebnisse, die noch besser sind, als sie vorher vielleicht schon waren.  

Die Offenheit hat nicht nur Auswirkungen auf Ergebnisse, Produktivität und Ideen sonder führt tatsächlich zu mehr Vertrauen im Team und damit zu besserer Leistung.

Wenn es dir also wieder einmal passieren sollte, dass du dich fragst, warum du alles 3 Mal sagen musst, versuche es mit einem der Tricks. Vielleicht stellst du dabei fest, dass die Lösung für das nächste Mal dieses Mal anders aussehen könnte, als du geplant hattest.

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